Quy trình

• Lập đơn hàng mua
• Lập đề nghị chi
• Chi tiền tạm ứng

Hạch toán

Nợ TK 331                               Phải trả cho người bán

Có TK 111,112            Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng

Hướng dẫn thực hiện

• Tại chức năng “Đơn hàng mua trong nước”. Nhân viên phòng mua hàng đã nhập thông tin ứng trước trong thẻ “Ứng trước”. Đơn hàng đã được duyệt. Các thông tin đã nhập liệu:

• • Yêu cầu ứng trước: Nhập số tiền nhà cung cấp yêu cầu ứng trước;
  • Hạn ứng trước: Nhập ngày hạn ứng trước theo thông tin nhà cung cấp;
  • Ghi chú (nếu cần thiết).

• Nhân viên quản lý công nợ phải trả khi nhận được yêu cầu, vào chức năng “Đề nghị chi tiền”.
• Nhấn “Mới” để tạo đề nghị chi, sau đó nhập các thông tin:

• • Mã khách: Nhập nhà cung cấp;
  • Lý do thanh toán: Nhập lý do ứng trước;
  • Loại thanh toán: Trong ví dụ này, nhập loại 1;
  • Tài khoản có: Nhập tài khoản tiền ngân hàng;
  • Loại chứng từ: nhập loại 2.

• Nhấn xử lý “Chọn…” để chọn đơn hàng có thông tin ứng trước của nhà cung cấp.
• Từ màn hình điều kiện lọc, chọn “Loại đơn hàng” là 2, nhập ngày từ trước ngày đơn hàng được lập, sau đó nhấn tìm đơn hàng.
• Từ danh sách, chọn đơn hàng, sau đó nhấn “Nhận” để trở về màn hình đề nghị chi.
• Duyệt đề nghị chi. Nhân viên ngân hàng, khi nhận thông tin ứng trước từ đề nghị chi, vào chức năng “Báo nợ”.
• Lập mới báo nợ, nhập mã khách như nhà cung cấp trên đề nghị ứng trước

• Từ màn hình lọc đề nghị nhấn tìm “Số đề nghị”, sau đó chọn để trả thông tin về màn hình báo nợ.
• Nhập thêm các thông tin khác nếu cần thiết. Sau đó nhấn lưu báo nợ.
• Nhân viên mua hàng có thể kiểm tra thông tin ứng trước được cập nhật từ bước chi tiền bằng cách xem thông tin “Ứng trước”, trường “Đã ứng trước” đã được cập nhật số tiền ứng.

Chú ý

• Quy trình trên được thực hiện hướng dẫn trên đơn hàng, đề nghị chi loại 2 (chuyển khoản). Người dùng có thể mở rộng trên hợp đồng mua hàng và đơn hàng nhập khẩu, hoặc đề nghị chi loại 1 (chi tiền mặt) trong những tình huống cụ thể.
• Nhân viên mua hàng cần được phân quyền trên chức năng đề nghị chi (thuộc phân hệ kế toán vốn tiền
• Một đề nghị thì chỉ lấy dữ liệu từ một hợp đồng mua hàng và đơn hàng.
• Chỉ lọc các chứng từ hợp đồng mua hàng và đơn hàng có “Trạng thái” = 2 – Đã duyệt, 3 – Đang nhận hàng và có tiền ứng trước còn lại.
• Chỉ cập nhật nếu phiếu chi hoặc báo nợ có trạng thái chuyển KTTH, chuyển sổ cái. Trường hợp duyệt chi (nếu có) cũng được xử lý tương tự;
• Số tiền cập nhật theo đúng dòng dữ liệu kế thừa từ đề nghị (trên dòng này có thông tin số hợp đồng mua hàng và đơn hàng).
• Nhập cùng mã đồng tiền trên đề nghị và chứng từ chi.