Tóm tắt quy trình

• Tóm tắt quy trình: Yêu cầu –> Chọn nhà cung cấp — Đơn hàng Hợp đồng — Nhận hàng –> Hóa đơn, chứng từ.
• Đặc điểm: Hàng hóa mua có tính chất có sẵn trên thị trường, thường giá trị không quá cao, có sẵn một số nhà cung cấp chuyên ngành, các mặt hàng được tham khảo giá trước và lưu vào thông tin giá.
  Ví dụ: máy tính làm việc, linh kiện máy tính, văn phòng phẩm, tiếp liệu văn phòng khác, dụng cụ mau hỏng,…

Các khai báo cần chú ý trong quy trình

• Cấu trúc mua hàng, người dùng phải xác định trước vùng, nhà máy và đơn vị mua hàng, cũng như các nhóm mua. Các thông tin cấu trúc phải được khai báo mặc nhiên theo người dùng hiện hành. Khai báo chung tại “Khai báo tham số cho người sử dụng”.
• Khai báo riêng theo từng máy tính/người dùng tại các chức năng liên quan quy trình này (nhấn xử lý “Khai báo thông tin ngầm định”):

• • Phiếu nhu cầu vật tư: vùng;
  • Đơn hàng: Đơn vị mua, nhóm mua và vùng;
  • Phiếu nhập mua hàng: vùng.

• Khai báo vùng cho đơn vị mua hàng: Để đơn vị mua hàng có thể mua hàng cho vùng hoặc nhà máy, cần khai báo vùng và đơn vị mua hàng sử dụng trong các chức năng.
• Khai báo “Chỉ định nguồn cung ứng” cho vật tư để chỉ được chọn chính xác các nhà cung cấp  trong nguồn cung ứng. Vào danh mục vật tư, nhấn sửa vật tư, chọn thẻ “Tham số”, sau đó khai báo tham số tương ứng là “Có”.

• Khai báo nguồn cung ứng cho nhà cung cấp – vật tư: Thêm chi tiết nguồn cung ứng, với quy trình này, nhập mã vào “Mã nhà cung cấp”, nhập tiếp ngày hiệu lực nguồn cung.

• Nhập thông tin giá tham khảo: vào “Báo giá…/Cập nhật báo giá”, nhấn “Mới” để thêm mới chi tiết giá tham khảo. Thực hiện cho các nhà cung cấp có thông tin giá, nhà cung cấp có thể thuộc nguồn cung ứng hoặc không.

Hướng dẫn thực hiện

• Bộ phân yêu cầu lập phiếu nhu cầu vật tư: nhập và chuyển thực hiện quy trình duyệt nhu cầu. Giả định bộ phận yêu cầu đề nghị nhà cung cấp và nhập mã vào “Nhà cung cấp đề nghị” nhằm cung cấp thêm thông tin cho bước chọn nhà cung cấp.

• • Nhập “Loại chứng từ” là mua ngoài;
  • Giả định, mặt hàng mua cần phải qua bước chọn lựa nhà cung cấp, nên không nhập “Nhà cung cấp chỉ định”.

• Quản lý/nhân viên mua hàng thực hiện chọn nhà cung cấp cho yêu cầu:  Vào “Chọn nhà cung cấp”,  tạo mới, nhấn xử lý “Lấy số liệu từ nhu cầu”:

Tại màn hình điều kiện, tìm phiếu nhu cầu vật tư đã được duyệt trong bước trước (theo điều kiện nhập Phiếu nhu cầu từ ngày, Số phiếu nhu cầu, Mã hàng):

Nhập điều kiện tìm kiếm theo ngày nhu cầu và nhấn tìm phiếu. Bảo đảm rằng phiếu nhu cầu cần chọn đã được duyệt ở bước trước. Nếu tìm thấy , nhấn tìm tiếp “Mã hàng”. Màn hình các nguồn khả dụng sẽ như sau:

Thực hiện chọn nhà cung cấp bằng cách nhập số lượng đặt hàng cho từng nhà cung cấp, cần nhập “Nhóm mua” của phiếu nhu cầu đã chọn giống với thông tin khảo giá nhà cung cấp nếu đã nhập theo nhóm mua hàng. Sau đó nhấn “Nhận” để quay về màn hình chọn nhà cung cấp. 

Nhấn “Lưu” thông tin chọn nhà cung cấp.

• • Chú ý: Nếu không xuất hiện các nguồn khả dụng thì kiểm tra khai báo các thông tin cấu trúc mua hàng trên “Phiếu nhu cầu” có phù hợp với ngăn công ty thuộc “Chọn nhà cung cấp” chưa? Hoặc các số liệu tại mục “Các khai báo” nói trên.

Bộ phận đặt hàng, lập đơn hàng: Vào “Đơn hàng mua”, tạo mới, nhập mã các nhà cung cấp, mã ngoại tệ đã chọn bước trước, nhấn “Lấy dữ liệu/Đặt hàng cho nhà cung cấp đã chọn”, nhập “Sl đặt hàng”, nhấn “Nhận” để về màn hình đơn hàng.

• Lưu đơn hàng và chuyển thực hiện quy trình duyệt đơn hàng.

• Bộ phận kho hàng thực hiện nhập hàng: Vào “Phiếu nhập mua hàng”, tạo mới, nhập mã các nhà cung cấp, mã ngoại tệ đã chọn bước trước, nhấn “Lấy dữ liệu/Lấy dữ liệu từ đơn hàng mua”.

Chọn số liệu kế thừa và nhập SL đơn hàng, sau đó nhấn “Nhận” trở về màn hình phiếu nhập. Nhấn “Lưu” phiếu nhập để kết thúc.

• Công nợ/Thanh toán: Sau khi nhập hàng, Bộ phận kế toán công nợ phải trả và thanh toán sẽ thực hiện tiếp phần theo dõi công nợ và thanh toán trong quy trình “Công nợ phải trả”.

Lưu ý

• Trường hợp mua hàng từ nhà cung cấp không thuộc nguồn cung, người dùng không khai báo “Chỉ định nguồn cung ứng” cho vật tư.
• Các thông tin liên quan cấu trúc mua hàng (đơn vị mua, vùng, nhóm mua) cần được khai báo trước khi thực hiện nhập liệu quy trình. Xem thêm thông tin tại các hướng dẫn về “Lập luận chung”.
• Các quyền thực hiện liên quan (đơn vị, vùng, nhóm mua) cần được khai báo để nhập liệu được quy trình. Xem thêm thông tin tại các hướng dẫn về “Lập luận chung”.
• Các xử lý liên quan “Giá mua” trong trường hợp thông tin giá theo phạm vi số lượng hoặc các điều kiện giá của nhà cung cấp sẽ trình bày trong hướng dẫn về “Lập luận chung” và “Thông tin giá”.
• Trong quy trình trên, các chứng từ mua hàng có thể được kế thừa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tùy thuộc vào ứng dụng cụ thể. Xem thêm tại các hướng dẫn riêng về các chức năng này.