Thao tác chung khi làm việc với chứng từ

Mới

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Insert hoặc chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ để tạo một chứng từ mới.

Sửa

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + E hoặc chọn biểu tượng Sửa trên thanh công cụ để sửa thông tin của một chứng từ đã tạo trước đó.

Xoá

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Delete hoặc chọn biểu tượng Xóa trên thanh công cụ để xoá một chứng từ đã tạo trước đó.

Sao chép chứng từ

• Chương trình cho phép sao chép từ một chứng từ đã tồn tại thành một chứng từ mới. Có 2 cách sao chép:

• • Tại màn hình kết quả Tìm chứng từ: đặt con trỏ tại chứng từ cần sao chép (chứng từ gốc), nhấn chọn biểu tượng Chép dữ liệu trên thanh công cụ để sao chép và chỉnh sửa.
•  
  • Tại màn hình Xem chứng từ: nhấn vào biểu tượng Chép dữ liệu trên thanh tiêu đề phiếu nhập liệu để sao chép và chỉnh sửa.

Tìm kiếm chứng từ

• Nhấn chọn biểu tượng Tìm  để tìm các chứng từ cần tìm. Nhập các giá trị điều kiện trong màn hình lọc và thực hiện tìm kiếm.
• Chú ý:

• • Chương trình sẽ tự động lưu lại các giá trị điều kiện trong màn hình lọc nhằm hỗ trợ người dùng trong trường hợp muốn lọc lại chứng từ với các giá trị điều kiện lọc mới nhưng vẫn muốn sử dụng một số giá trị điều kiện lọc trước đó, khi người dùng nhấn nút tìm kiếm lần tiếp theo thì màn hình lọc sẽ hiện lên các giá trị điều kiện lọc trước đó. Để xoá bỏ các giá trị điều kiện lọc này về trạng thái mặc định người dùng có thể nhấn F5 hoặc truy cập lại chứng từ (thông qua trình đơn);
  • Khi thể hiện số lượng chứng từ mặc nhiên, chương trình sẽ xét quyền kho và do chính người dùng hiện hành tạo. Nếu do người dùng khác, phải thực hiện lọc chứng từ; – Chương trình cho phép lọc các chứng từ theo trường trạng thái (0 – Lập chứng từ, 1 – Chờ chuyển sổ, 2 – Đã chuyển sổ cái và * – Tất cả các trạng thái). Ngoài ra, có thể lọc các chứng từ đã xoá. Với các chứng từ đã xoá thì người chỉ có thể tham khảo hoặc sao chép thành chứng từ mới chứ không thể sửa.

Di chuyển khi xem chứng từ

Để di chuyển từng chứng từ khi xem: nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên sang phải trên thanh tiêu đề chứng từ để chuyển đến chứng từ tiếp theo. Tương tự, nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên sang trái để chuyển đến xem chứng từ trước.

Xem số tiền tổng phát sinh

Phía dưới màn hình lưới dữ liệu chứng từ sẽ xuất hiện tổng số tiền phát sinh của chứng từ. Tiện ích nhằm hỗ trợ người dùng thấy tổng quát tổng số trên màn hình. Khi lọc số liệu làm số lượng chứng từ thay đổi trên màn hình cũng sẽ làm thay đổi số tổng cộng này.

Xem

• Đặt con trỏ chuột vào chứng từ cần xem, sau đó nhấn chọn biểu tượng Xem để xem thông tin của chứng từ đó.

Lưu 

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn Lưu để lưu chứng từ.

In 

• Nhấn chọn biểu tượng In để in chứng từ.
• Có thể in từ thanh công cụ của màn hình duyệt chứng từ.
• Hoặc in từ biểu tượng in phía trên bên phải chứng từ.

• Tương ứng với mỗi chứng từ sẽ có những mẫu in tương ứng. Ví dụ khi in Phiếu kế toán thì danh sách sẽ như sau:

• Để in chứng từ, yêu cầu các máy trạm phải cài đặt chương trình đọc được tệp định dạng Pdf và Xls.
• Trường hợp muốn in đồng thời nhiều chứng từ cùng lúc thì vào chức năng Hệ thống/ Tiện ích/ In nhiều chứng từ…, lọc và tích chọn các chứng từ cần in để in hàng loạt.

Xem nhanh chi tiết chứng từ

• Tiện ích cho phép xem nhanh các thông tin trong thẻ chi tiết của từng chứng từ tại màn hình chức năng.
• Hướng dẫn các thao tác thực hiện:

• • Tại màn hình chức năng, nhấn nút mũi tên góc phải dưới để mở hoặc tắt màn hình xem chi tiết theo nhu cầu.

• • Đặt con trỏ tại dòng chứng từ cần xem, các thông tin thẻ chi tiết sẽ được hiển thị bên dưới.

• • Để thay đổi chiều cao của màn hình xem chi tiết, nhấn vào biểu tượng như bên dưới.

Chọn hoặc bỏ chọn nhiều dòng

• Để chọn tất cả hoặc bỏ chọn tất cả các dòng trong chức năng xử lý, nhấn  Chọn. Các chức năng sau đây dùng loại xử lý này: Bút toán phân bổ tự động, Bút toán kết chuyển tự động, Bút toán chênh lệch tỷ giá,…

Khóa cột

• Trường hợp chứng từ có nhiều cột, muốn cố định một số cột nào đó ta sử dụng chức năng này.
• Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, chọn biểu tượng Khóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định sẽ được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.
• Để bỏ khóa cột chọn lại cột đã khóa, chọn biểu tượng Khóa cột để bỏ khóa.

Xem thông tin người cập nhật

• Khi muốn xem thông tin cập nhật của chứng từ, nhấn vào biểu tượng phía trên bên phải chứng từ.

• Thông tin thể hiện trong màn hình như sau:

Xem “Chi tiết duyệt”

Trong các màn hình chứng từ có quy trình duyệt, có thể tham khảo chi tiết lịch sử duyệt liên quan đến chứng từ đang chọn.

Thao tác sử dụng: đứng tại dòng cần xem quy trình, nhấn nút “Quy trình duyệt” trên thanh công cụ của màn hình danh sách chứng từ và chọn biểu tượng “Chi tiết duyệt”.

Hiển thị quy trình duyệt

Trong các màn hình chứng từ có quy trình duyệt, cho phép hiển thị quy trình duyệt tại các chứng từ có duyệt nhiều cấp.

Thao tác sử dụng: đứng tại dòng cần xem quy trình, nhấn nút “Quy trình duyệt” trên thanh công cụ của màn hình danh sách chứng từ và chọn “Hiển thị quy trình”.

Trong hình minh hoạ, là quy trình duyệt của một đơn hàng bán với quy trình duyệt nhiều cấp và duyệt từ trạng thái chờ duyệt. Hình cho biết đơn hàng đã được duyệt (dấu hiệu V màu xanh) từ trạng thái chờ duyệt (đường màu xanh).

Xem chứng từ theo trang

• Chương trình phân các chứng từ theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n. Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự của trang cần xem.
• Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấn chọn chữ Tiếp, trở lại trang trước nhấn chọn Trước.
• Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự của trang nhấn chọn “…” 

Xem theo số bản ghi của mỗi trang

• Chương trình cho phép tạo số bản ghi của mỗi trang. Hiện tại đang mặc định 5, 10, 15, 20, 25. Người dùng sẽ chọn một trong những con số này để tạo số dòng của mỗi trang.

Chức năng làm tươi số liệu

• Nhấn chọn chữ Làm tươi để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời.

Các xử lý ở màn hình chi tiết chứng từ

Thêm dòng

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Insert hoặc nhấn chọn biểu tượng Thêm để tạo một dòng chi tiết mới.
• Một phương pháp khác để thêm dòng chi tiết là nhấn phím Enter khi con trỏ đang ở cột cuối cùng của lưới chi tiết. Trong tình huống này, chương trình sẽ tạo 1 dòng trống ngay dưới dòng chi tiết vừa nhập.
• Lưu ý:

• • Tại cột đầu tiên của dòng mới chèn thêm theo phương pháp sau, nếu nhấn tiếp phím Tab, chương trình sẽ xóa dòng trống mới tạo và con trỏ sẽ nhảy xuống vị trí kế tiếp.
  • Nếu nhấn tiếp tổ hợp Ctrl+S, chương trình sẽ xóa dòng trống mới tạo, con trỏ sẽ nhảy xuống vị trí của nút Lưu và thực hiện lưu chứng từ.
  • Nếu nhấn tiếp chuột vào nút lưu thì chương trình sẽ xóa dòng và lưu.
  • Khi con trỏ đã chuyển qua cột đầu mà không thuộc 3 sự kiện trên, thì khi trở ngược lại cột này, thì 3 sự kiện trên không còn hiệu lực.
  • Với các chi tiết chứng từ không được thêm dòng chi tiết, 3 sự kiện trên cũng không xảy ra.
  • Với các chi tiết chứng từ được thêm nhưng mất hiệu lực trong một số trường hợp đặc biệt, thì trong những trường hợp này, 3 sự kiện trên cũng không xảy ra.

Chuyển vị trị giữa các dòng

• Nhấn chọn biểu tượng Chuyển lên, Chuyển xuống để đẩy một dòng chi tiết lên vị trí cao hơn trong lưới.

Nhân dòng

• Nhấn chọn biểu tượng Nhân dòng để sao chép một dòng chi tiết.

Xoá dòng

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Delete hoặc nhấn chọn biểu tượng Xóa để xoá một dòng chi tiết.

Tổ hợp tiện ích chèn dòng

• Nhấn chọn biểu tượng Khác… để xuất hiện các tiện ích tương ứng:

• • Chèn dòng…:Cho phép chèn dòng trước dòng hiện tại, thay vì thêm dòng trống bằng cách nhấn “Thêm” và dùng các nút chuyển lên (xuống) để chuyển dòng trống vào vị trí cận trước dòng hiện tại.;
  • Cập nhật cho các bản ghi…: Cho phép cập nhật nhanh các trường trong màn hình nhập liệu có kiểu dữ liệu dạng tìm kiếm như Tài khoản, Mã khách, … Chương trình sẽ sao chép giá trị ô hiện tại cho các ô dữ liệu trống khác. Lưu ý: trong một số trường hợp, các trường này có thể liên quan các ràng buộc xử lý phức tạp khác trên màn hình, chương trình sẽ không hỗ trợ gán và đồng thời xuất hiện cảnh báo người dùng;
  • Xóa chi tiết…:Cho phép xóa tất cả các dòng trong màn hình nhập liệu.

Sao chép dữ liệu từ bảng tính excel và dán vào chi tiết chứng từ

Chương trình hỗ trợ người dùng thao tác chọn khối dữ liệu trong bảng tính excel và dán vào lưới dữ liệu chi tiết chứng từ. Điều kiện thực hiện là:

• Các dữ liệu bảng tính có cùng định dạng với dữ liệu trường tương ứng trong chi tiết chứng từ;
• Giá trị các trường thỏa mãn ràng buộc liên quan tùy đối tượng cụ thể (ví dụ: dữ liệu được dán vào là tài khoản tổng hợp, mã danh mục thuộc đơn vị khác,…)

Người dùng có thể dán khối dữ liệu lớn hơn hoặc nhỏ hơn dữ liệu hiện tại trong chi tiết (về số lượng dòng, số lượng cột)

Kết nhập dữ liệu từ tệp excel ở màn hình chi tiết chứng từ

Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu trong một số trường hợp đặc biệt.

• Quy trình thực hiện như sau:

• • Trường hợp kết nhập chi tiết cho từng chứng từ: lập mới chứng từ, nếu có biểu tượng Tải tệp mẫu và biểu tượng Lấy dữ liệu từ tệp trên thanh công cụ của lưới chi tiết nghĩa là chương trình cho phép kết nhập chi tiết của chứng từ (kết nhập chi tiết từng phiếu) như phiếu thu, phiếu chi (loại 3),…Việc kết nhập này dùng trong trường hợp thường xuyên cập nhật những bút toán định kỳ tương tự nhau.
  • Nhấn chọn biểu tượng Tải tệp mẫu, chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này.
  • Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn chọn biểu tượng Lấy dữ liệu từ tệp, chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào màn hình duyệt hay vào chi tiết của phiếu (tùy theo đang thực hiện kết nhập hàng loạt hay chi tiết).
  • Một số lưu ý và ví dụ mình họa xem thêm tại Kết nhập dữ liệu từ tệp excel ở Màn hình xem chứng từ.

Khóa cột ở màn hình chi tiết chứng từ

• Muốn cố định một cột nào đó trong chi tiết, ta sử dụng chức năng này.

• Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, chọn biểu tượng Khóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định sẽ được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.
• Để bỏ khóa cột chọn lại cột đã khóa, chọn biểu tượng Khóa cột để bỏ khóa.

Các trạng thái xử lý của chứng từ

Tuỳ loại chứng từ và khai báo hệ thống sẽ liên quan các trang thái chứng từ khác nhau.

• Với các chứng từ không liên quan quy trình duyệt và chỉ lưu dữ liệu liên quan sổ sách kế toán tài chính (như phiếu kế toán) hoặc liên quan tồn kho nhưng phụ thuộc mã giao dịch (như hoá đơn mua hàng, bán hàng), trường Trạng thái của chứng từ bao gồm các tuỳ chọn xử lý khi Lưu phiếu sau:

• • Lập chứng từ: chứng từ chưa ghi nhận vào bất kỳ sổ sách kế toán nào.
  • Chuyển KTTH: chứng từ đã ghi nhận vào Sổ kho/Sổ chi tiết vật tư, sổ thuế, sổ theo dõi hoá đơn nhưng chưa ghi nhận vào Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
  • Chuyển sổ cái: chứng từ đã ghi nhận vào tất cả các loại sổ sách kế toán.

• Với các chứng từ không liên quan quy trình duyệt và lưu dữ liệu liên quan sổ sách kế toán tài chính đồng thời liên quan quản lý tồn kho (như phiếu nhập kho, xuất kho), trường Trạng thái của chứng từ bao gồm các tuỳ chọn xử lý khi Lưu phiếu sau:

• • Lập chứng từ: chứng từ chưa ghi nhận vào bất kỳ sổ sách kế toán nào.
  • Nhập kho: chứng từ đã ghi nhận vào Sổ kho/Sổ chi tiết vật tư nhưng chưa ghi nhận vào Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
  • Xuất kho: chứng từ đã ghi nhận vào Sổ kho/Sổ chi tiết vật tư nhưng chưa ghi nhận vào Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
  • Chuyển KTTH: chứng từ đã ghi nhận vào Sổ kho/Sổ chi tiết vật tư, sổ thuế, sổ theo dõi hoá đơn nhưng chưa ghi nhận vào Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
  • Chuyển sổ cái: chứng từ đã ghi nhận vào tất cả các loại sổ sách kế toán.

• Với các chứng từ chỉ liên quan quy trình duyệt (đề nghị chi, đơn hàng mua, đơn hàng bán,..), trường Trạng thái của chứng từ bao gồm các tuỳ chọn xử lý khi Lưu phiếu sau:
  • Lập chứng từ: chứng từ chưa ghi nhận vào bất kỳ sổ sách kế toán nào.
  • Chờ duyệt: chứng từ đã ghi nhận vào danh sách chờ duyệt theo quy trình.
  • Duyệt: chứng từ đã được duyệt bởi người dùng có quyền duyệt.
  • Treo: (riêng Đơn hàng bán, trường hợp người dùng chủ động treo đơn hàng).
• Trong một số trường hợp liên quan quy trình duyệt nhiều cấp, sẽ xuất hiện các trạng thái duyệt trung gian (đang duyệt), hoặc các trạng thái thực hiện quy trình (đang thực hiện, đang nhận hàng,…), hoặc các trạng thái kết thúc quy trình (hoàn thành, đã tạo chứng từ,…) do hệ thống tự gán theo quy trình cụ thể.

Xét quyền trong thao tác chứng từ

• Quyền thao tác trên chứng từ được khai báo tại chức năng Phân quyền truy cập chức năng:

• • Nếu phân quyền thao tác (mới, sửa, xoá, xem chứng từ của người dùng khác nhập, in,…) thì người dùng sẽ toàn quyền thao tác trên chứng từ.
  • Nếu phân quyền thao tác (mới, sửa, xoá) nhưng không phân quyền xem chứng từ của người dùng khác nhập thì sẽ chỉ xuất hiện các chứng từ do chính người dùng hiện tại thực hiện.

• Cảnh báo “Chưa có quyền thực hiện chức năng này hoặc truy cập bị từ chối. Liên hệ với người quản trị hệ thống nếu bạn có thể được truy cập vào chức năng này” sẽ xuất hiện khi người dùng không có các quyền thao tác tương ứng.

Tăng số chứng từ tự động

• Trường hợp chứng từ đánh số tự động theo quyển chứng từ (xem Danh mục quyển chứng từ) thì khi thêm mới phiếu, tại trường Số chứng từ sẽ hiển thị biểu tượng kính lúp để chọn mã quyển.
• Trường hợp chứng từ nhập liệu sử dụng nhiều mã quyển chứng từ khác nhau, khi thêm mới chứng từ, nếu con trỏ đặt tại một phiếu đã tồn tại thì chương trình sẽ ngầm định đánh số tự động theo mã quyển chứng từ của phiếu đó. Nếu muốn thay đổi mã quyển thì nhấn vào biểu tượng kính lúp để chọn.
• Trường hợp không sử dụng quyển chứng từ thì số chứng từ sẽ tự động tăng theo số thứ tự khai báo trong chức năng Khai báo các màn hình nhập chứng từ.

Tìm kiếm danh điểm (đối tượng)

• Để tìm kiếm 1 mã danh điểm, nhập 3 ký tự, chương trình sẽ hiện các mã chứa dữ liệu cần từ danh mục để chọn.

• Chương trình sẽ tìm trong bộ mã trước tiên, ví dụ nếu nhập KH0 thì những mã sau (giả định đã tồn tại) sẽ thể hiện: KH0A01, ABKH0A04, XXKH0.
• Tiếp sau, nếu không tìm thấy trong bộ mã, chương trình sẽ tìm trong trường tên của danh mục miễn có chứa cụm từ KH0.
• Trong trường hợp không tìm thấy danh điểm, có thể nhấn trỏ vào hình kính lúp để mở màn hình tìm kiếm.
• Nếu người sử dụng nhớ một ít phần tên danh điểm, có thể nhập vào ô Tìm nhanh để tìm theo tên.

• Nếu không, có thể sử dụng chức năng lọc nâng cao (xem Hướng dẫn chung khi làm việc với danh mục).

Chức năng kiểm tra tồn tại

• Nếu nhập mã mà trên màn hình xuất hiện các đường kẻ chân đối tượng, có nghĩa là mã chưa tồn tại trong danh mục (người dùng cần kiểm tra lại).
• Lưu ý:

• • Có thể thêm mới mã đối tượng ngay trong màn hình tìm kiếm (xem Hướng dẫn chung khi làm việc với danh mục).
  • Có thể lọc tiếp trên kết quả đã lọc: ví dụ đã lọc theo mã vật tư, có thể lọc tiếp theo mã kho, mà vị trí…cho đến khi tìm được kết quả như yêu cầu.
  • Để chức năng kiểm tra tồn tại danh điểm hoạt động, cần loại bỏ chức năng kiểm tra chính tả của trình duyệt.

Thao tác các trường ngày, tháng

• Các trường đối tượng ngày, tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng. Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày, tháng hoặc nhấn vào dấu hiệu này để chọn ngày thích hợp.

• Trường hợp muốn hiện nhiều tháng để chọn thì nhấn vào phần tiêu đề Tháng, năm trên cùng. Tương tự, muốn hiện nhiều năm để chọn thì nhấn vào phần tiêu đề Năm.

Tính toán trong các trường số

• Chương trình cho phép tính toán đơn giản giữa các số, đặt con trỏ tại trường số nhấn các phép toán +,  -,  x,  / để kích hoạt chức năng máy tính, khi được số cuối cùng, nhấn enter.

• Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng dấu “=” để hiển thị kết quả đang tính toán hiện thời. Sau khi hiện kết quả, có thể tiếp tục thực hiện các phép tính khác bằng cách gõ các dấu “+, -, *, /”. Lưu ý: để lấy kết quả của giá trị hiện thời thì nhấn phím Tab.

Co dãn đối tượng

• Chương trình cho phép co dãn màn hình, để các trường trong lưới dễ nhìn hơn. Dùng chuột kéo thanh ngang qua lại để xem các trường đối tượng phía sau.

Thu/Phóng màn hình chứng từ

• Chương trình cho phép thu phóng màn hình từ kích thước chuẩn lên toàn màn hình hoặc ngược lại. Nhấp chuột 2 lần liên tục vào thanh tiêu đề chứng từ để thu/phóng.
• Ngoài ra, người dùng có thể chọn chế độ thu/phóng của trình duyệt hoặc nhấn Ctrl + Nút cuộn con trỏ để thu/phóng màn hình đang làm việc.

Phím tắt

• Chương trình hỗ trợ thao tác phím tắt (các phím tắt được nhận biết bằng dấu hiệu gạch dưới của nhãn tiêu đề) bằng cách nhấn tổ hợp phím [Alt + phím tắt] như sau:

• • Phím tắt giao diện Tiếng Việt: Mới Th4, Sửa [S], Lưu [L], Nhận [N], Hủy [H], Đóng [g].
  • Phím tắt giao diện Tiếng Anh: New [N], Edit [E], Save [S], Ok [O], Cancel [C], Close Thứ Sáu.
  • Nếu trên màn hình có nhiều ngăn (tab) thì các phím tắt là 1, 2, 3,… tương ứng cho ngăn 1, ngăn 2, ngăn 3,…
  • Phím tắt đến các trường thuộc phần thông tin chung sau lưới thông tin chi tiết chứng từ: tuỳ thuộc vào dấu hiệu nhận biết của phím tắt trong từng màn hình cụ thể (Ví dụ: Mã thanh toán: là [a]).
  • Phím Ctrl + F: Mở màn hình tìm chứng từ trên màn hình danh sách nhập liệu.
  • Ctrl + Q: Sao chép một dòng trong các màn hình chi tiết.

• Lưu ý:

• • Hướng dẫn chỉnh phím tắt với trình duyệt Firefox: sử dụng [Alt] thay vì [Alt] [Shift]. Chỉnh sửa thông số cấu hình để đổi phím tắt [Alt] thay vì [Alt] [Shift] như sau:

Mở trình duyệt Firefox, gõ chuỗi about:config vào thanh địa chỉ của trình duyệt Firefox.

Tìm cụm từ ui.key.generalAccessKey.

Sửa giá trị của biến này từ -1 thành 18.

Tắt trình duyệt đi mở lại.

• Tham khảo sự khác nhau trên các trình duyệt.

Kết nhập dữ liệu từ tệp excel

• Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu trong một số trường hợp đặc biệt.

• Quy trình thực hiện như sau:

• • Trường hợp kết nhập hàng loạt: Vào màn hình duyệt chứng từ, nếu có biểu tượng Tải tệp mẫu và biểu tượng Lấy dữ liệu từ tệp trên thanh công cụ nghĩa là chương trình cho phép kết nhập nhiều chứng từ (kết nhập hàng loạt) như hóa đơn bán hàng, định mức nguyên liệu…
  • Trường hợp kết nhập chi tiết cho từng chứng từ: lập mới chứng từ, nếu có biểu tượng Tải tệp mẫu và biểu tượng Lấy dữ liệu từ tệp trên thanh công cụ của lưới chi tiết nghĩa là chương trình cho phép kết nhập chi tiết của chứng từ (kết nhập chi tiết từng phiếu) như phiếu thu, phiếu chi (loại 3),…Việc kết nhập này dùng trong trường hợp thường xuyên cập nhật những bút toán định kỳ tương tự nhau.
  • Nhấn chọn biểu tượng Tải tệp mẫu, chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này.
  • Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn chọn biểu tượng Lấy dữ liệu từ tệp, chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào màn hình duyệt hay vào chi tiết của phiếu (tùy theo đang thực hiện kết nhập hàng loạt hay chi tiết).

• Quy định về màu sắc trong tệp bảng tính như sau:

• • Dấu sao (*) màu đỏ trong ô tiêu đề cột (nếu có) là nội dung bắt buộc nhập.
  • Dấu sao (*) màu cam trong ô tiêu đề cột (nếu có) cũng là nội dung bắt buộc nhập. Tuy nhiên, các trường thông tin này có thể không cần nhập nếu đã được khai báo ngầm định từ một trường thông tin khác.
  • Ví dụ: nếu mã kho, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn,… đã được khai báo ngầm định theo mã hàng trong Danh mục hàng hóa, vật tư thì trên bảng tính kết nhập Hóa đơn bán hàng không nhất thiết phải nhập các cột này, còn nếu vẫn nhập thì chương trình sẽ ưu tiên kết nhập theo giá trị nhập.
  • Đối với các cột có màu chữ tiêu đề là xám mờ thì chỉ để tham khảo, không có giá trị khi kết nhập vào chương trình.
  • Đối với các cột có màu chữ tiêu đề là đen thì không bắt buộc nhập.

• Chương trình sẽ thông báo lỗi trong một số trường hợp sau:

• • Các trường bắt buộc nhập nhưng chưa được nhập.
  • Dữ liệu các cột chứa mã liên quan khác không có hoặc không hợp lệ (sai mã) trong các danh mục tương ứng trên chương trình, chương trình sẽ cảnh báo và chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ.
  • Kiểu dữ liệu các trường thông tin không hợp lệ. Ví dụ: trường dạng ngày nhưng nhập vào số hoặc chữ,…
  • Số lượng ký tự các trường thông tin vượt quá số lượng ký tự thiết kế cho phép của chương trình.
  • Trùng số chứng từ (xét theo ngày chứng từ và số chứng từ).
  • Người kết nhập chưa có quyền thêm mới/chuyển KTTH/chuyển sổ cái cho chứng từ.
  • Tồn tại chứng từ có Ngày chứng từ nhỏ hơn hoặc bằng Ngày khóa sổ (khóa sổ liệu tổng hoặc khóa số liệu theo chứng từ).
  • … 

• Lưu ý:

• • Nếu cột Mã nt trong bảng tính không nhập (để trống) thì cũng không nhập cột Tỷ giá.
  • Một chứng từ có nhiều dòng thì các dòng phải nhập lặp lại các thông tin chung dạng bắt buộc nhập (như: đơn vị, mã khách, ngày chứng từ, số chứng từ,…).
  • Chương trình chỉ kết nhập từ dòng thứ 6 trở đi trên tệp bảng tính.
  • Không hỗ trợ các tệp bảng tính chứa macro.
  • Tệp bảng tính phải được tạo từ phiên bản Excel 2007 trở lên.