Các nút xử lý trên thanh công cụ

Mới

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Insert hoặc chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ để tạo một mã mới trong danh mục.

Sửa

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + E hoặc chọn biểu tượng Sửa trên thanh công cụ để sửa thông tin của một mã đã tạo trước đó.
• Lưu ý: nếu mã đã được cập nhật số liệu và đã được chuyển vào các sổ sách liên quan thì không thể sửa mã.

Xoá

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Delete hoặc chọn biểu tượng Xóa trên thanh công cụ để xoá một mã trong danh mục.
• Lưu ý: nếu mã đã được cập nhật số liệu và đã được chuyển vào các số sách liên quan thì không thể xóa mã.

Xem

• Đặt con trỏ chuột vào đối tượng cần xem, sau đó chọn biểu tượng Xem trên thanh công cụ để xem thông tin của đối tượng đó.

Lưu

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn Lưu để lưu lại mã.

Kết xuất

• Dùng chức năng này để kết xuất thông tin thành tập tin bảng tính.

Khóa cột

• Trường hợp danh mục có nhiều cột, muốn cố định một số cột nào đó ta sử dụng chức năng này.

• Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, chọn biểu tượng Khóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định sẽ được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.
• Để bỏ khóa cột chọn lại cột đã khóa, chọn biểu tượng Khóa cột để bỏ khóa.

Xem danh mục theo trang

• Chương trình phân các danh mục theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n. Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự của trang cần xem.
• Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấn chọn chữ Tiếp, trở lại trang trước nhấn chọn Trước.
• Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự của trang nhấn chọn “…”

Tạo số bản ghi của mỗi trang

• Chương trình cho phép tạo số bản ghi của mỗi trang. Hiện tại đang mặc định 5, 10, 15, 20, 25. Người dùng sẽ chọn một trong những con số này để tạo số dòng của mỗi trang.

Chức năng làm tươi số liệu

• Nhấn chọn chữ Làm tươi để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời.

Sắp xếp danh mục theo thứ tự tăng dần hay giảm dần

• Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đề của một trường bất kỳ để sắp xếp danh sách trường đó theo tùy chọn tăng dần hay giảm dần.

• Hoặc nhấn trái chuột vào thanh tên tiêu đề, chương trình tự sắp xếp trường này theo thứ tự tăng dần (giảm dần) .

Chức năng lọc

• Người sử dụng có thể giới hạn hiển thị số lượng mã trên màn hình theo điều kiện lọc lựa chọn.
• Nội dung các điều kiện lọc tuỳ theo nội dung từng danh mục cụ thể, phổ biến vẫn là trường mã đối tượng và tên đối tượng. Mặc nhiên sẽ tìm kiếm trường đầu tiên trong danh sách.
• Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đề của một trường bất kỳ nhấn chọn nút lọc.

• Nhập biểu thức điều kiện lọc, điều kiện có thể được chọn theo: bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng hoặc dùng ký hiệu % để thay thế cho một hay một chuỗi ký tự cần lọc.

• Bảng hướng dẫn cách lọc tìm cơ bản.

• Hướng dẫn các trường hợp lọc tìm kết hợp.

• • Nếu có ký tự > hoặc < (nghĩa là có các toán tử >, >=, <, <=, <>): Kết quả kết hợp nhiều điều kiện sẽ là Và (And).
  • Nếu không có ký tự > và <: Kết quả kết hợp nhiều điều kiện sẽ là Hoặc (Or).

• Ví dụ: (cặp ngoặc vuông chỉ dùng để biểu diễn ví dụ, giá trị nhập tìm không bao gồm chúng)

• • Bắt đầu là 1 hoặc bắt đầu là 2 hoặc bắt đầu là a: Nhập [1, 2, a].
  • Bắt đầu là 1a hoặc bằng chính xác 2b: Nhập [1a, =2b].
  • Bắt đầu là 1a hoặc khác 2b: Nhập [1a,!=2b] hoặc nhập[1a,!2b].
  • Bắt đầu là 1 và khác 131: Nhập [1,<>131].
  • Lớn hơn 1 và nhỏ hơn 3: Nhập [>1, <3].
  • Lớn hơn 1 và khác 131: Nhập [>1, !=131].

• Lưu ý:

• • Với những biểu thức không gồm toán tử >, >=, <, <=, <> nhưng phải kết hợp diều kiện Và. Ví dụ: không chứa khoảng trắng và không là các bản ghi rỗng: Nhập: [!%khoảng trắng%,>khoảng trắng].
  • Với kết hợp điều kiện Và nhưng trong đó có biểu thức cho kết quả rỗng, thì phải để kết biểu thức này ở sau. Ví dụ: Tìm các bản ghi bắt đầu là 1a hoặc rỗng: Nhập [1a,= dấu cách]. Nếu nhập [= dấu cách, 1a] sẽ cho kết quả sai.
  • Ký tự * sẽ tương tự như ký tự %, chỉ khác là khi chọn dấu * thì khi chọn lại sẽ bỏ dấu * đi.
  • Ký tự <> và != gần như giống nhau, chỉ khác khi gõ để kết hợp các điều kiện Và hay Hoặc.
  • Chú ý quan trọng liên quan “Định dạng trường số”: Khi khai báo ký hiệu nhóm số và thập phân theo kiểu “,/.” (phẩy/chấm), do thao tác lọc tìm dữ liệu trên màn hình theo hệ thống sẽ sử dụng dấu phẩy để nhận biết các toán tử “hoặc” nên trong trường hợp này, người dùng sẽ thay thế bằng ký tự dấu cách khi lọc các giá trị số. Ví dụ trong hình sau, để lọc các phát sinh Nợ có giá trị 3,000,000 hoặc 1,000,000, phải nhập là “3,000,000 1,000,000” thay vì “30000000,10000000”.

• Để bỏ lọc, nhấn trái chuột lại vào biểu tượng Lọc, trường đã lọc sẽ quay lại trạng thái ban đầu khi chưa lọc.

Chức năng lọc nhanh trên màn hình

Chức năng này cho phép nhập điều kiện lọc trực quan trên các cột dữ liệu. Khu vực nhập điều kiện lọc như hình minh họa:

Với các trường ngày tháng, khi nhấn -Lọc , sẽ xuất hiện màn hình lọc theo các toán tử như hình dưới. Chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng của toán tử và nhập giá trị. 

Với các trường khác, khi nhấn – “*”, sẽ xuất hiện màn hình lọc theo các toán tử như hình dưới. Chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng của toán tử và nhập giá trị. 

• Chú ý:

• • Sau khi nhập điều kiện, nhấn phím “enter” để thực hiện;
  • Để bỏ điều kiện, nhấn chuột vào – biểu tượng xóa giá trị lọc;
  • Với trường ngày tháng có định dạng “dd/mm/yyyy hh:mm:ss” nên không thể nhập chính xác để lọc, do đó, để lọc ngày “d” sẽ nhập “>= d, < d+1”;
  • Khi lọc nhanh số liệu, số dòng thay đổi cũng sẽ làm thay đổi số tổng cộng.

Một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau

Trong tất cả những danh mục, cũng cần phải nắm rõ một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau như:

Tiện ích

• Trong trường hợp các mã đối tượng được mã hoá là một chuỗi ký tự, trong đó có các ký tự cuối là một dãy số thì mỗi lần thêm mới, khi cập nhật vào một hoặc một vài ký tự bắt đầu của mã đối tượng nào đó thì chương trình sẽ tự động dò tìm số thứ tự lớn nhất hiện hành của chuỗi các ký tự gõ vào đó để tự động tăng lên một đơn vị.
• Để lấy giá trị mã mới nhất, cần nhấn phím mũi tên đi xuống ↓ (Down Arrow).
• Ví dụ: Mã đã tồn tại trong danh mục là KH004 thì khi nhập KH0 và nhấn ↓ (Down Arrow), chương trình sẽ trả về giá trị tiếp theo KH005.

Tên khác

• Trong bất kỳ danh mục nào, trường tên khác sẽ được dùng để mô tả tên tiếng Anh của mã. Trường tên khác được dùng để in các báo cáo tiếng Anh.

Trạng thái

• Trạng thái sử dụng của mã, chọn 1 trong 2 trạng thái:

• • 1- Còn sử dụng: Mã này sẽ được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và có thể lập báo cáo.
  • 0- Không còn sử dụng: Mã này sẽ không còn được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và không thể lập báo cáo được nữa.

Ký tự nhập trong các trường mã

• Các trường mã được phép nhập tự do ngoại trừ các ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các ký tự toán tử (‘ ? _ % ! @ & | # $ ” ? ~ ` ^ ).

Quy định về cách thiết lập mã trong các trường mã

• Nếu tham số hệ thống “Cho phép lồng nhau trong danh mục” là có, người dùng không cần quan tâm vấn đề này.
• Nếu tham số hệ thống “Cho phép lồng nhau trong danh mục” là không, các trường mã phải được lập theo quy tắc “Không lồng nhau”. Một mã được gọi là lồng mã khác khi chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập thuộc chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn (hoặc ngược lại, chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn thuộc chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập). Ví dụ: mã “VV001” và “VV00” được xem là lồng nhau vì 4 ký tự liên tục “VV00” thuộc 5 ký tự liên tục “VV001”.

• Sở dĩ chương trình ràng buộc điều này là vì có một số báo cáo trên các bộ mã phải lấy tương đối, nếu mã lồng nhau thì sẽ lấy cả những mã có ký tự theo sau.
• Ví dụ:

• • VV00 và VV001 đều có phát sinh, nếu chọn báo cáo nhập xuất tồn mà chỉ báo cáo VV00 thì sẽ lấy cả VV001. Còn nếu lấy tuyệt đối thì sẽ không báo cáo được những mã VV0%.

Thêm mới trong các màn hình tìm kiếm

• Trong trường hợp cần thêm mới các danh điểm liên quan khi thao tác trong các màn hình tìm kiếm, nhấn chuột phải vào trường mã để xuất hiện màn hình thao tác. Chỉ cho phép thêm trong các màn hình tìm kiếm sau: Tài khoản, Khách hàng, Vật tư, Vụ việc, Hợp đồng, Khế ước, Phí,…

Chọn nhiều đối tượng danh mục trong các màn hình

• Trường hợp chọn nhiều đối tượng trong các màn hình tìm kiếm đối tượng danh mục thao tác như sau:

• • Tích vào từng ô để chọn chi tiết.
  • Tích tiếp vào ô để phủ định kết quả chọn trước đó.
  • Muốn chọn cả trang, nhấn vào nút điều khiển màu vàng phía trên bên phải, chọn Đánh dấu tất trên trang hiện thời.
  • Muốn bỏ chọn tất cả các trang, chọn Bỏ các phần đánh dấu.

Quản lý quyền truy nhập danh mục theo đơn vị

Chương trình xét quyền theo đơn vị cơ sở khi tải dữ liệu trên màn hình duyệt. Người dùng chỉ có thể làm việc với các mã có gán đơn vị được quyền, hoặc tham chiếu quyền truy nhập thông qua một trường ràng buộc nào đó trong danh mục.

Một số ví dụ minh họa về các trường hợp xét quyền cho danh mục:

• Với các danh mục có thẻ “Đơn vị” thì người dùng chỉ có thể làm việc với các mã có gán đơn vị được quyền, nếu không nhập đơn vị nào trong thẻ, thì chương trình hiểu là được quyền trên tất cả các đơn vị. Các danh mục này bao gồm: 

• • Danh mục tài khoản; 
  • Danh mục khách hàng;
  • Danh mục vật tư; 
  • Danh mục bộ phận; 
  • Danh mục vụ việc; 
  • Danh mục hợp đồng; 
  • Danh mục phí; 
  • Danh mục khế ước.

• Với các danh mục có ràng buộc bởi một trường đã được nhập theo đơn vị thì khi tải dữ liệu, chương trình sẽ xét quyền dựa trên các trường ràng buộc này. Các danh mục này bao gồm:

• • Khai báo bộ phận, phí, danh mục tài khoản lũy kế công trình, vụ việc: xét theo quyền của trường tài khoản; 
  • Danh mục công đoạn: xét theo quyền của trường bộ phận;
  • Cập nhật giá bán, khai báo qui đổi đvt, danh mục lô: xét theo quyền của trường mã vật tư;
  • Khai báo về kho tính giá NTXT, danh mục vị trí kho hàng: xét theo quyền của trường mã kho;
  • Khai báo sử dụng quyển chứng từ: xét theo quyền của trường mã quyển chứng từ;
  • Khai báo phát hành hóa đơn điện tử: xét theo quyền của trường mã khách hàng

Ghi chú trường hợp đặc biệt khi cập nhật với trường “Mã vật tư” và “Mã kho”: Khi mã vật tư chỉ khai báo cho kho nào thì chỉ được cập nhật các bản ghi có kho đó. Lập luận này áp dụng cả cho các thao tác kết nhập dữ liệu.

Người dùng có thể gán đơn vị được quyền cho mã danh mục thông qua thao tác tìm kiếm. Ngoài ra có thể gán đơn vị không được quyền nhưng sau đó không được phép chỉnh sửa gì thêm ngoài việc gỡ đơn vị mà người dùng được quyền.

Tương tự khi nhập liệu trên chứng từ, người dùng chỉ có thể chọn nhập các mã theo lập luận 1 và 2 như trên.

Thao tác chung với danh mục có nhập chi tiết dạng lưới

Tổ hợp tiện ích chèn dòng

• Nhấn chọn biểu tượng Khác… để xuất hiện các tiện ích tương ứng:

• • Chèn dòng…:Cho phép chèn dòng trước dòng hiện tại, thay vì thêm dòng trống bằng cách nhấn “Thêm” và dùng các nút chuyển lên (xuống) để chuyển dòng trống vào vị trí cận trước dòng hiện tại;
  • Cập nhật cho các bản ghi…: Cho phép cập nhật nhanh các trường trong màn hình nhập liệu có kiểu dữ liệu dạng tìm kiếm như Tài khoản, Mã khách, … Chương trình sẽ sao chép giá trị ô hiện tại cho các ô dữ liệu trống khác. Lưu ý: trong một số trường hợp, các trường này có thể liên quan các ràng buộc xử lý phức tạp khác trên màn hình, chương trình sẽ không hỗ trợ gán và đồng thời xuất hiện cảnh báo người dùng;
  • Xóa chi tiết…:Cho phép xóa tất cả các dòng trong màn hình nhập liệu.

Kết nhập dữ liệu từ bảng tính

• Trong một số các danh mục thường dùng và có số lượng danh điểm lớn, chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng.

• Quy trình thực hiện như sau:

• • Vào danh mục cần đưa dữ liệu.
  • Chọn biểu tượng Tải tệp mẫu, chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này.
  • Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, chọn biểu tượng Lấy dữ liệu từ tệp, chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào danh mục. 

• Quy định về màu sắc trong tệp bảng tính như sau:

• • Dấu sao (*) màu đỏ trong ô tiêu đề cột (nếu có) là nội dung bắt buộc nhập.
  • Dấu sao (*) màu cam trong ô tiêu đề cột (nếu có) cũng là nội dung bắt buộc nhập. Tuy nhiên, các trường thông tin này có thể không cần nhập nếu đã được khai báo ngầm định từ một trường thông tin khác.
  • Ví dụ: nếu mã kho, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn,… đã được khai báo ngầm định theo mã hàng trong Danh mục hàng hóa, vật tư thì trên bảng tính kết nhập Hóa đơn bán hàng không nhất thiết phải nhập các cột này, còn nếu vẫn nhập thì chương trình sẽ ưu tiên kết nhập theo giá trị nhập.
  • Đối với các cột có màu chữ tiêu đề là xám mờ thì chỉ để tham khảo, không có giá trị khi kết nhập vào chương trình.
  • Đối với các cột có màu chữ tiêu đề là đen thì không bắt buộc nhập.

• Chương trình sẽ thông báo lỗi trong một số trường hợp sau:

• • Trường mã cần tạo chứa các ký tự đặc biệt (‘`~!@#$%^&*(),;”<>?/,_), chương trình sẽ cảnh báo và chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ.
  • Các trường bắt buộc nhập nhưng chưa được nhập.
  • Dữ liệu các cột chứa mã liên quan khác không có hoặc không hợp lệ (sai mã) trong các danh mục tương ứng trên chương trình, chương trình sẽ cảnh báo và chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ.
  • Kiểu dữ liệu các trường thông tin không hợp lệ. Ví dụ: trường dạng ngày nhưng nhập vào số hoặc chữ,…
  • Số lượng ký tự các trường thông tin vượt quá số lượng ký tự thiết kế cho phép của chương trình.
  • …

• Lưu ý:

• • Chương trình chỉ kết nhập từ dòng thứ 6 trở đi trên tệp bảng tính.
  • Không hỗ trợ các tệp bảng tính chứa macro.
  • Tệp bảng tính phải được tạo từ phiên bản Excel 2007 trở lên.